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会議資料を印刷しようとしたら、右側に社内のコメントまで出ている。
あっ、これも紙に出るの！？
Windows版Wordで印刷時の変更履歴やコメントを隠したい場合は、印刷設定の［変更履歴とコメントの印刷］のチェックを外します。 原稿そのものの履歴を消す操作とは違うので、あわてて全部削除しなくて大丈夫。
以下はMicrosoft公式のWindows向け案内に沿った手順です。Web版やMac版の画面へ、そのまま当てはめないでね。
まず印刷設定へ。出す前にプレビューを見よう
変更履歴とは、文書へ加えた修正を記録する機能。コメントは、文書についてやり取りする注釈です。
- ［ファイル］から［印刷］を開きます。
- ［設定］の［すべてのページを印刷］を開きます。
- ［文書情報］にある［変更履歴とコメントの印刷］を選び、チェックを外します。
そこで、すぐ印刷ボタンを押さずに一呼吸。
印刷前の見え方を示すプレビューで、右の余白やページ数を見てください。直した文がページをまたいでいないか、配布したい状態になっているか。画面で確かめられるところは、紙を出す前に見ておこう。
文書作成から印刷まで手元で引きたい人には、AYURA著『今すぐ使えるかんたん Word 2024』も候補です。出版社の目次には印刷、コメント、変更履歴の項目があります。Office 2024・Microsoft 365対応版で、紙の本を見分ける番号、ISBNは9784297145750です。
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紙に出ないことと、ファイルに残らないことは別
ここだけは、分けて覚えておいてね。
今回の設定で、元のWordファイルからコメントや変更履歴が削除されるわけではありません。
会議の紙だけを配るなら、印刷プレビューを確認する。ファイル自体を相手へ渡すなら、それとは別に、履歴やコメントをどう扱うか確認が必要です。
画面の［変更履歴なし］という表示も、履歴の削除完了という意味ではありません。共同編集の原稿を勝手に一括確定すると、ほかの人の確認待ちの修正まで処理してしまうことがあります。
だから、まずは今回の用事へ戻ろう。
紙を配りたいだけなら、履歴を消す前に印刷設定を見る。 原稿の確認作業を残したまま、配布する紙の状態を整えられます。
