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Wordで作った一覧表。2ページ目だけ渡された人が、上のページへ戻らないと列の意味を読めない。そんな資料なら、表の最初の行を、各ページの先頭に繰り返す設定を使おう。
ページごとに項目名を打ち直す手間を減らせるよ。ただし、表の途中へ手動で改ページを入れた場合は、この繰り返しが働かない。ここも一緒に確かめたい。
まず、表のいちばん上にある行を選ぼう
ここではデスクトップ版のWordを対象に、Microsoft公式の案内にある設定方法を紹介するね。公式の適用先はMicrosoft 365、Word 2024・2021・2019・2016。
「見出し行」は、担当者名・提出日など、下に並ぶデータの意味を示す行のこと。用紙の余白に出すページヘッダーとは別の設定だよ。
- 表の先頭で、繰り返したい行を選ぶ。複数行を選ぶ場合も、表の最初の行を含める。
- 選んだ行を右クリックし、［テーブルのプロパティ］を開く。
- ［行］タブで、各ページの先頭に見出しとして繰り返す項目にチェックを入れ、［OK］を選ぶ。
日本語版の表示名が案内と違う場合は、行の設定にある「各ページにタイトル行を表示する」など、見出しを繰り返す項目を手掛かりにしてね。
設定後は［印刷レイアウト］表示で2ページ目を見てみよう。繰り返した行が見えるのは、この表示や印刷時。編集画面の別の表示だけで、設定が失敗したと決めなくて大丈夫。
出ないときは、表の途中の改ページを確認
ここ、つまずきやすいところ。
Wordが表の長さに合わせて自動で次のページへ送った場合には、見出しが繰り返される。一方、表の中へ自分で挿入した改ページでは繰り返されない、と公式に説明されているよ。
まずは先頭行を選んだか、印刷レイアウトで見ているか、途中に手動の改ページがないか。この順で戻ってみよう。行をコピーして埋める前に、設定と区切り方を確かめたいね。
項目名を直すときは、表の最初の見出し行を編集する。後続ページの繰り返し部分はロックされていて、先頭で直した内容が反映される仕組みだよ。
Wordの表作成や印刷も続けて整理したいなら、インプレスの『できるWord 2024』も候補になる。出版社の目次には、表を入れる章と印刷を扱う章がある。今回の設定自体は、上の無料の公式案内から確認できるよ。
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紙で手元に置く場合はISBN9784295020288を目印に。最後は2ページ目だけでも、担当者と日付の列が読めるかを見てみて。資料を受け取る人に、前のページを探させない表にしよう。
